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Página 2 de 27 TABLA DE CONTENIDO 1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ......................................................................... 4 1.1. Alcance .......................................................................................................................... 4 1.2. Normatividad aplicable .................................................................................................. 4 2. DEFINICIONES ..................................................................................................................... 4 3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS.................................................................. 6 3.1. Principio de legalidad:......................................................................................................... 6 3.2. Principio de finalidad:.......................................................................................................... 6 3.3. Principio de libertad: ........................................................................................................... 6 3.4. Principio de veracidad o calidad: ........................................................................................ 6 3.5. Principio de transparencia: ................................................................................................. 7 3.6. Principio de acceso y circulación restringida: ..................................................................... 7 3.7. Principio de seguridad: ....................................................................................................... 7 3.8. Principio de confidencialidad: ............................................................................................. 7 4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES ............................................................. 8 5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL............................ 8 6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO................................................................................. 9 7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS .......................................... 9 8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.................................................................................... 9 9. DERECHOS DE LOS TITULARES ....................................................................................... 9 9.1. Derecho de acceso o consulta ......................................................................................... 10 9.2. Derechos de quejas y reclamos ....................................................................................... 10 9.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento 11 9.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones.............................................................................................................................. 11 10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES.................................................................. 11 11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO ............................................ 11 11.1. Frente al Titular: .......................................................................................................... 11 11.2. Frente al Encargado: ................................................................................................... 12 11.3. Frente a los principios y otras obligaciones: ............................................................... 12 12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO................................................ 12 13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS.................................................................. 13 14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR ..................... 14 14.1. Derecho de acceso o consulta ....................................................................................... 14 14.2. Derechos de quejas y reclamos ..................................................................................... 15
Página 3 de 27 14.3. Facultados para recibir información ............................................................................... 15 14.4. Verificación de la facultad para solicitar o recibir información........................................ 16 15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA ................... 16 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD............................................................................................ 17 17. COOKIES O WEB BUGS................................................................................................ 20 18. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENTES 22 19. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS23 20. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES.................................... 24 21. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES . 24 22. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS................................................................. 25 23. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD ............................................. 26 24. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES .................................. 26 25. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................................... 27 26. VIGENCIA ....................................................................................................................... 27
Página 4 de 27 1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN La Política de Tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, el Decreto 1377 de 2013 con fundamento en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Esta Política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el Responsable del Tratamiento. 1.1. Alcance El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. La presente política es aplicable a los procesos de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS que deban realizar el tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado. 1.2. Normat ividad apl icable • Constitución Política de Colombia • Ley 1581 de 2012 • Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los Decretos: o Decreto 1377 de 2013 o Decreto 886 de 2014 • Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”. • Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. 2. DEFINICIONES Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013). • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Página 5 de 27 • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y sensibles: o Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sometidas a reserva. o Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. o Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del Titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica. O Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. • LEPD: Ley Estatutaria de Protección de Datos • Oficial de Protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012
Página 6 de 27 • RNBD: El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. • Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del Tratamiento y el Oficial de Protección de datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el Encargado por cuenta del Responsable. 3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes: 3.1. Pr incipio de legal idad: El tratamiento de los datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen. 3.2. Pr incipio de f inal idad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 3.3. Pr incipio de l ibertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad. 3.4. Pr incipio de veracidad o cal idad:
Página 7 de 27 La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 3.5. Pr incipio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al Titular, el Responsable del Tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo. • El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. • Los derechos que le asisten como Titular. • La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del Responsable del Tratamiento. 3.6. Pr incipio de acceso y c irculación restr ingida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 3.7. Pr incipio de segur idad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del Tratamiento tiene la responsabilidad de implementar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del Tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en las Políticas Internas de Seguridad, de obligatorio cumplimiento para todo usuario y personal de la Cooperativa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del Responsable del Tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios. 3.8. Pr incipio de conf idencial idad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
Página 8 de 27 pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma. 4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Datos de naturaleza pública. • Casos de urgencia médica o sanitaria. • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios: • Por escrito. • De forma oral. • Mediante canales automatizados. • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente: a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c) Los derechos que le asisten como Titular.
Página 9 de 27 d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS. 6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO El Responsable del Tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, cuyos datos de contacto son los siguientes: • Dirección: Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 Costado Norte, antes del puente de Siberia (Cota, Cundinamarca) • Correo electrónico: datospersonales@coopidrogas.com.co • Teléfono: 4375150 7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir. El documento denominado Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de datos responsabilidad de la Cooperativa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento. 8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación. 9. DERECHOS DE LOS TITULARES De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
Página 10 de 27 frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas. • Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable. • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Por estipulación a favor de otro y para otro. • Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 9.1. Derecho de acceso o consul ta Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 9.2. Derechos de quejas y reclamos La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: • Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
Página 11 de 27 9.3. Derecho a sol ici tar prueba de la autor ización otorgada al Responsable del tratamiento Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD. 9.4. Derecho a presentar ante la Super intendencia de Industr ia y Comercio quejas por inf racciones El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. 10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos: • Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. • Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del menor. Cumplidos los anteriores requisitos, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En calidad de Responsable y/o Encargado velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y tratamiento de la información. 11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: 11.1. Frente al Ti tular: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Página 12 de 27 c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. e) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 11.2. Frente al Encargado: a) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. b) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. c) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. d) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. e) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. f) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 11.3. Frente a los pr incipios y otras obl igaciones: a) Observar los principios legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. b) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. c) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. d) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. f) 12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS en calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Página 13 de 27 b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. f) Adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS ha designado un Oficial de protección de datos. Los Titulares de los datos podrán remitir sus peticiones o consultas a través de los siguientes canales: Correo electrónico: datospersonales@coopidrogas.com.co Dirección: Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 costado norte, antes del puente de Siberia (Cota – Cundinamarca) Teléfono: 4375150
Página 14 de 27 14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 14.1. Derecho de acceso o consul ta La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015): • Al menos una vez cada mes calendario. • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. El Titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS – COOPIDROGAS enviado, mediante correo electrónico a: datospersonales@coopidrogas.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 costado norte, antes del puente de Siberia (Cota – Cundinamarca). La solicitud deberá contener los siguientes datos: • Nombre y apellidos del Titular. • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación. • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: • Visualización en pantalla. • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. • Correo electrónico u otro medio electrónico. • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS.
Página 15 de 27 Una vez recibida la solicitud, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS – COOPIDROGAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 14.2. Derechos de quejas y rec lamos El Titular de los datos puede ejercer los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS enviado, mediante correo electrónico a datospersonales@coopidrogas.com.co , indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 costado norte, antes del puente de Siberia (Cota – Cundinamarca). La solicitud deberá contener los siguientes datos: • Nombre y apellidos del Titular. • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación. • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción. • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 14.3. Facul tados para recibir información
Página 16 de 27 La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012: • A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. 14.4. Ver i f icación de la facul tad para sol ici tar o recibir información Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos: • Titular: Copia del documento de identidad. • Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular. • Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular. 15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS – COOPIDROGAS informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los Titulares e instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se encuentra publicada la Política de tratamiento de la Información. De otra parte, conservará las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad establecida e inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos, salvo que el tratamiento consista solo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real. El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.
Página 17 de 27 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los Encargados del Tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. A continuación, se exponen las medidas de seguridad implementadas por la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS (Tablas I, II, III y IV). TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (pública, privada, confidencial, reservada) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas) Gestión de documentos y soportes 1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos, tales como el borrado seguro. 2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos, utilizando por ejemplo llaves, contraseñas de acceso o cifrado. 3. Autorización escrita del responsable de Administrar las bases de datos para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico. 4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información, de acuerdo con su criticidad. 5. Inventario de soportes. Control de acceso 1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, a través del afinamiento de roles, perfiles y restricciones a nivel de red. 2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados por el propietario. 3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados tales como el cifrado. 4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado Incidentes 1. Registro de incidentes: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctivas siguiendo el procedimiento SGA-GR-16 GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, definido por la Cooperativa. 2. Procedimiento de notificación y gestión de incidentes, definidas en el procedimiento SGA-GR-16 GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN,
Página 18 de 27 Personal 1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos siguiendo las políticas de seguridad de la información. 2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el Responsable del Tratamiento con la finalidad de garantizar la protección de la información. 3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas de acuerdo con lo establecido en el “Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Seguridad de la Información – SARSI” y la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales. Manual Interno de Seguridad 1. Cumplimiento del Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Seguridad de la Información – SARSI y la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, el cual es de obligatorio cumplimiento para el personal. 2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidentes, identificación de los Encargados del Tratamiento. TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (pública, privada, confidencial, reservada) según el tipo de bases de datos Bases de datos no automatizadas Archivo 1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta, que permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares y la preservación de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información almacenada; siguiendo la tabla de retención documental – TRD y demás disposiciones desde el área de Gestión Documental. Almacenamiento de documentos 1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas, por ejemplo a través de llaves o sistemas con tarjetas de proximidad. Custodia de documentos 1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de estos, siguiendo las políticas de seguridad de la información definidas por la Cooperativa. Bases de datos automatizadas Identificación y autenticación 1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización, a través de sistemas de validación o autenticación de usuarios como por ejemplo: el Directorio Activo. 2. Mecanismos de identificación y autenticación a través de sistemas que emplean contraseñas para su autenticación. La asignación y caducidad de estas debe estar definida siguiendo las directrices establecidas en el Manual del Sistema de Administración de Riesgos de Seguridad de la Información – SARSI. Telecomunicaciones 1. Acceso a datos mediante redes seguras, mediante la utilización de VPN o herramientas de acceso remoto como ANYDESK.
Página 19 de 27 TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos Bases de datos no automatizadas y automatizadas Auditoría 1. Auditoría ordinaria (interna o externa) por lo menos una vez por semestre. 2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información. 3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones. 4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del Responsable del Tratamiento. Responsable de seguridad 1. Designación de uno o varios Administradores de las bases de datos. 2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual de Administración de Riesgos de Seguridad de la Información – SARSI y de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales. 3. Prohibición de delegación de la responsabilidad asumidas por el Responsable del Tratamiento en los Administradores de las bases de datos. Manual Interno de Seguridad 1. Controles periódicos de cumplimiento. Control de acceso 1. Acceso solo para personal autorizado por el propietario de los datos. 2. Mecanismo de identificación de acceso, como por ejemplo a través del directorio activo, sistemas biométricos, reconocimiento facial, tarjeta de proximidad, etc. 3. Registro de accesos de usuarios no autorizados mediante la revisión de log en los sistemas de control de acceso. Identificación y autenticación 1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados. 2. Mecanismos de cifrado de datos para la transmisión. Incidentes 1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente. 2. Autorización del Responsable del Tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación. Almacenamiento de documentos 1.Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas, por ejemplo a través de llaves o sistemas con tarjetas de proximidad. Copia o reproducción 1.Solo por usuarios autorizados por el propietario de los datos. 2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos mediante técnicas de borrado seguro.
Página 20 de 27 TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos Bases de datos no automatizadas y automatizadas Control de acceso 1. Control de acceso a lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información mediante sistemas de autenticación biométricos, reconocimiento facial o sistemas de proximidad con tarjetas. 2. Registro de accesos: usuario, hora, bases de datos a la que accede, registro al que accede, realizando validaciones sobre los logs de los sistemas. 3. Control mensual del registro de accesos por el responsable de administrar las bases de datos, mediante la validación de log y presentando informes al respecto. Gestión de documentos y soportes 1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor, receptor, número, tipo de información, forma de envió, responsable de recepción o entrega mediante sistemas automatizados que permitan llevar un control optimo, tal como los establecidos con Opentext en el proyecto ORION. Control de acceso 1. Sistema de etiquetado confidencial. Identificación y autenticación 1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados. 2. Mecanismos de cifrado de datos para la transmisión. Copia o reproducción 1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos personales que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente, siguiendo los lineamientos definidos en el procedimiento SGA-GR-20 COPIAS DE RESPALDO. 2. Autorización del Responsable del Tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación, siguiendo los lineamientos definidos en el procedimiento SGA-GR-20 COPIAS DE RESPALDO. Traslado de documentación 1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos en el traslado, siguiendo los lineamientos establecidos en la política de seguridad de la información y procedimientos definidos de acuerdo con la criticidad de los datos. Gestión de documentos y soportes 1. Definición de perfiles de usuarios acordes con su función, restringiendo el acceso únicamente a los datos requeridos. 2. Cifrado de datos de acuerdo con su criticidad, utilizando herramientas de cifrado, como las soluciones de Sophos. 3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera de la entidad y siguiendo las directrices establecidas en la política de seguridad. Telecomunicaciones 4. Acceso y transmisión de datos mediante redes electrónicas seguras. 5. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas, utilizando herramientas como la (VPN o ANYDESK. 17. COOKIES O WEB BUGS La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS puede recolectar información personal de sus usuarios mientras utilizan la Página Web, la aplicación o las páginas vinculadas (Landing Page). Los usuarios pueden optar por almacenar esta
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