36 | RSE & Sostenibilidad y el manejo de datos personales, entre otros (ver recuadro). • La información electrónica es más insegura. Es falso, dado que en los medios electrónicos o digitales se puede verificar de una mejor forma, a través de los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad de la información. Existen, además, medidas técnicas que le entregan mayor confiabilidad a los mensajes de datos. • El papel tiene más validez que un correo electrónico. Falso. Existe plena equivalencia jurídica y probatoria entre los medios físicos y los electrónicos. La Ley 527 de 1999 y la Ley 1564 (Código General del Proceso) establecen la equivalencia funcional entre los documentos en papel y los documentos en soporte electrónico. Esa equivalencia le da total alcance probatorio a la información electrónica. • Es un asunto de grandes empresas. Falso, ya que los beneficios son para todo tipo de empresa. Los ahorros pueden ser casi del 40%, pues se logra eficiencia en impresión, costos logísticos, de envío y de procesamiento de datos. Es realmente más barato desarrollar trámites o documentos utilizando medios electrónicos. LOS PRIMEROS PASOS Teniendo claro que la ley respalda el documento digital y que, además, digitalizarse significa un beneficio económico y ambiental para su empresa, es importante que considere qué procesos puede empezar a instaurar y así ir cambiando su cultura empresarial. Erick Rincón Cárdenas y Certicámara explican algunos de los documentos y trámites que se pueden digitalizar: Certificado de firma digital: mecanismo equivalente a la rma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, así como permite comprobar su integridad, es decir, que la información no ha sido alterada. Las firmas digitales generadas mediante el uso de certi cados digitales cuentan con el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una rma manuscrita. Huella biométrica: es un servicio que identifica a una persona a través de la captura y verificación certificada de la huella dactilar. Correo electrónico certificado: es un registro verificable que prueba el envío, la entrega y el contenido transmitido y que, además, agrega la fecha y hora oficial en el envío o recepción del correo electrónico. Documentos tributarios: sistema que permite la expedición en línea de certificados de impuestos como IVA, ICA, retefuente, etc. Optimiza el proceso de la emisión de dichos documentos, debido a que es el mismo proveedor quien descarga el archivo desde un portal web destinado para esta labor. Factura electrónica: es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas, permitiendo así el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. Recibo electrónico: es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero por un bien, producto o servicio. Contrato electrónico: semejante a un contrato en papel, estipula todas las reglas de venta y compra de productos o servicios tanto para negociaciones en físico como en plataforma web. Acta electrónica: tiene como propósito contribuir a la gestión eficiente de una empresa. Permite aspectos como hacer convocatorias a una reunión, cargar documentos, registrar informes y acuerdos entre los participantes, y la firma digital del acta. Contabilidad electrónica: se refiere a llevar los libros, documentos y registros contables a través de medios electrónicos, al igual que su preparación, envío y supervisión por parte de las autoridades competentes. ¿QUÉ SE DEBE HACER? Si usted es uno de los que desea dar el salto hacia la empresa u oficina sin papel, lo primero que debe tener claro es que ser digital no es un proceso informal, sino que Diversos sectores de la industria han asumido su responsabilidad social y ambiental a la vez que han visto los beneficios en su flujo de caja y en inversión de tiempo.
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