Se permitirá el ingreso de los vehículos solo en el momento de las citas para evitar congestiones en las vías de operación interna. Durante el tiempo que dure la pandemia, los vehículos deben presentar al ingreso de las instalaciones de Coopidrogas, los documentos que garanticen el cumplimiento de la reglamentación vigente expedida por el ministerio de transporte para los vehículos y para el conductor y ayudantes, el registro del cumplimiento de los protocolos de bioseguridad; estos aspectos serán verificados por parte de Coopidrogas . Se debe presentar la documentación correspondiente a la entrega como es la factura original con dos (2) copias legibles y tener claro el número de orden de compra de Coopidrogas que genera estas facturas y corresponder al aviso de despacho al que se le dio la cita. Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor (mínimo cuatro personas para tractomulas y mínimo dos personas para otro tipo de vehículos); este personal debe contar con la confianza del operador, tener conocimiento del tipo de carga que maneja y destreza suficiente para agilizar el proceso. El personal involucrado debe portar la cédula, carnet de la EPS y de la ARL. El personal debe contar con la dotación de seguridad que obliga dicha actividad (botas, guantes, casco, etc.). Los encargados de entrega de los pedidos no pueden ingresar ningún tipo de bolso o maletín a los muelles, ni consumir alimentos dentro del furgón o en el muelle de recibo de mercancía, al igual que utilizar dispositivos electrónicos a alto volumen y seguir las instrucciones del personal de recibo de la Cooperativa. Los vehículos deben ser adecuados para el tipo de carga que se maneja (aseo, luz en furgón, impermeabilidad, etc.) y estar cargados de manera razonable (en orden por referencia, según la factura del proveedor), de tal forma que la mercancía que se esté descargando primero corresponda a la factura en proceso. Los vehículos que no tengan la carga organizada (debidamente arrumados) perderán su turno y podrá generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo. 13.9. Condiciones de entrega Las vigencias de las órdenes de compra serán de ocho (8) días hábiles desde la fecha de emisión hasta la entrega de la mercancía a cada uno de los centros de distribución. Una vez vencidas, estas se bloquean de manera automática, y se debe solicitar a compras la emisión de una nueva orden. El Lead Time definido como máximo para entrega en los CEDIS es de seis (6) días calendario para los proveedores de distribución y quince (15) días calendario para los proveedores de marcas propias. Al momento de entregar los pedidos, se recibirán cantidades separadas y completas por referencia y por el total de la factura en la cantidad de cajas correspondiente al embalaje previamente codificado, no se aceptarán mezclas de lotes o fechas de vencimiento dentro de las cajas, cada caja debe estar claramente identificada con el nombre del producto, lotes, fechas de vencimiento y cantidad de unidades al interior (que deben corresponder a un solo producto). Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su almacenamiento, picking y despacho a las droguerías, esto es: presentación en buen estado, información suficiente en los empaques que responda a las descripciones de las órdenes de compra, códigos de barras GTN13, sellamiento adecuado de las cajas y de las unidades individuales de venta, embalaje uniforme, conservación de cadena de frío si se requiere, entre otros. Las cajas selladas deben mantener un embalaje estándar para todas las entregas a nivel nacional y no se aceptarán cambios frecuentes en este o por sedes. Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados en cajas independientes por referencia, perfectamente identificados y que correspondan al mismo lote y fecha de vencimiento, así mismo los obsequios (facturados con valor 0) y prepack’s deben ir marcados exteriormente con el nombre del proveedor, nombre que se le dio al prepack en la orden de compra y su contenido detallado. Durante la recepción de la mercancía, se podrá realizar muestreo aleatorio de la carga o revisión total. El personal de entrega debe tener disponibilidad de tiempo para que se efectúe esta actividad. Cualquier desviación encontrada sobre la muestra elegida, podrá ocasionar el rechazo completo de la referencia, y el proveedor deberá solicitar una nueva fecha de cita (siguiendo el proceso correspondiente). El proveedor deberá realizar la revisión detallada del nuevo despacho antes que este llegue a la Cooperativa y tomar las medidas de mejoramiento y control que sean necesarias. Mensualmente se envía el cálculo de los indicadores del nivel de servicio siguiendo la GUÍA DE NIVEL DE SERVICIO DE LOGYCA - VERSIÓN 2018. La medición de la Cooperativa se realiza a nivel 1 en In Full y al nivel 2 en On Time, el cálculo del OTIF se hace a nivel de mes, tomando como base las fechas de las órdenes de compra. 48
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