Las citas para la entrega de las mercancías se deben pedir al correo electrónico de recibo de cada centro de distribución de lunes a viernes en horario de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y sábados de 7:30 a.m. a 11:00 m. El proveedor o el operador logístico debe relacionar los números de orden de compra y la cantidad exacta de cajas a entregar. La confirmación por parte de Coopidrogas del día y la hora de recibo será dada por este mismo medio. Solo se recibirá lo relacionado previamente. Las áreas de recibo de mercancías de cada uno de los Centros de Distribución procurarán asignar las citas en orden cronológico de entrada de los correos electrónicos y recibir los productos durante los tres (3) días hábiles siguientes a la solicitud de la cita para que esta se ajuste al tiempo de vigencia de la orden de compra, supeditado a la capacidad de los muelles y almacenaje de cada una de las bodegas. ï Las citas no cumplidas podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo. También podrá generar este cobro las cantidades que no correspondan a las informadas al momento de la cita. Se podrán acordar con el director de cada CEDI citas fijas de recibo siempre y cuando la confirmación de esta ventana de recibo sea confirmada por parte del proveedor vía mail 48 horas antes del momento definido, de otra manera cada CEDI dispondrá de este tiempo y el proveedor deberá pedir una cita normal. En caso de que requiera aclaraciones, posea inconformidades con el recibo, o demoras en la asignación de las citas, favor reportarlo por escrito de manera detallada a su comprador adjuntando los soportes del caso. En caso de que se maneje un operador logístico este debe cumplir con los requisitos planteados y si no cumple las condiciones el proveedor asumirá los cobros que se puedan generar. Todas las novedades originadas en los aspectos anteriores se informarán directamente al proveedor registrado en Coopidrogas. El área comercial no realiza ningún compromiso de recibo de mercancía, esta labor la hacen directamente los CEDIS quienes administran la capacidad de recibo de cada día. 13.7. Condiciones físicas de los productos Los productos a entregar no deberán exceder las 200 unidades por caja sellada, embaladas en material de cartón que sean apropiadas para el producto despachado y soporten el almacenamiento en arrumes de por lo menos 5 planchas, con un peso máximo de 24 kg, preferiblemente identificadas con su GTIN14. El embalaje debe contener el producto sin dejar espacios vacíos que puedan causar deterioro o riesgo de accidentes. Las cajas deben venir identificadas con etiquetas de tamaño aprox. 10cms x 10cms, que incluyan la información de nombre de producto, cantidad de unidades dentro de la caja, número de lote y fecha de vencimiento. Los arrumes, el peso y la dimensión deben ser las adecuadas de acuerdo con el producto para evitar deterioros en el transporte y almacenamiento. Los productos farmacéuticos y populares deben traer al menos nueve (9) meses de vigencia para su vencimiento y los comestibles al menos cuatro (4) meses. El manejo de fechas excepcionales se debe realizar desde el momento de la negociación con los compradores, no se hacen excepciones al recibo. Los productos a entregar deben ser dirigidos a la venta para el canal privado, no deben traer leyendas restrictivas de precios, uso institucional, marcados con precios en moneda extranjera, muestra médica, etc. Además, las etiquetas adicionadas al producto deben cumplir con la normatividad y no cubrir información del empaque. Las implicaciones legales que traiga un envío errado serán asumidas por los proveedores. Las ofertas y prepack’s se deben entregar con un empaque o termo encogible seguro, información del contenido, código de barras de la oferta, fecha de vencimiento y lote para los productos que lo requiera. No se deben cubrir datos esenciales del contenido (fechas de vencimiento, lote, código de barras). Se realizarán verificaciones aleatorias 13.8. Condiciones de los vehículos y personal de descargue Los vehículos deben estar en los muelles de entrega en la fecha y hora que se fijó la cita, y con las cantidades de producto informadas en el aviso d e despacho (que corresponde a cada factura) y en la solicitud de la cita. De no ser precisos en estos aspectos, se reasignará el recibo de acuerdo con la disponibilidad del Cedi para otro momento o día y podrá generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo. 47
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