13.10. Condiciones de calculo del nivel de servicio Teniendo en cuenta el interés de la Cooperativa en mantener la calidad de los inventarios en los CEDIS (Centros de Distribución), así como la mejora en el cumplimiento de las necesidades de las mercancías que requieren las droguerías, garantizando la disponibilidad de los productos de nuestros proveedores codificados, ahondando en los procesos de colaboración, mediante el envío detallado de la información mensual con la que se realiza la medición interna del nivel de servicio a nuestros proveedores, con el propósito de realizar alineación permanente y conjunta, así como identificar las causas y posibles acciones que permitan mejorar este importante indicador. Coopidrogas envía mensualmente (después del 10 de cada mes) a los correos corporativos de los proveedores, la relación de entregas de sus pedidos por regional con el detalle de fechas de entrega y el cálculo de los indicadores a nivel nacional siguiendo la GUÍA DE NIVEL DE SERVICIO DE LOGYCA - VERSIÓN 2018. La medición que realiza la Cooperativa será a nivel 1 en In Full y al nivel 2 en On Time, el cálculo del OTIF hará a nivel de mes tomando como base de las fechas de las órdenes de compra. Recuerde que el Lead Time definido como máximo para entrega en nuestros CEDIS es de 6 días calendario. El informe se envía en Excel y contiene los siguientes datos incluidos en cada columna así: Columna Descripción Concepto A NIT Acompañado por la letra correspondiente, identifica la división interna del producto en la Cooperativa B Proveedor Nombre proveedor a quien corresponde la información C Centro Sede de entrega del pedido D Mes Tiempo de análisis de la información. E Orden de Compra Número de pedido por regional F Fecha de pedido Día en que se genera la orden de compra del pedido G Ctd. Pedido Unidades solicitadas en el pedido H Valor pedido Valor correspondiente a las unidades solicitadas en el pedido I Ctd Entregada Número de unidades entregadas efectivamente J Valor entregado Valor real del pedido de acuerdo con las unidades entregadas K In full Pedido Porcentaje de cumplimiento de las unidades recibidas respecto a las solicitadas en la OC. L Cumpl. Valor Porcentaje de cumplimiento en valores de lo recibido respecto a lo pedido en la OC. M Fecha Entrega Dia en que se recibe el pedido en el Centro de Distribución correspondiente. N Time Días transcurridos entre la fecha de entrega del pedido versus la fecha de la OC. O On Time Pedido Porcentaje de pedidos entregados a tiempo a nivel nacional P OTIF Mes Es el resultado del In full (entrega de pedidos completos) por el On time (entregas a tiempo) Esperamos que con la entrega permanente de esta información se puedan establecer acciones conjuntas que permitan tomar las decisiones más adecuadas tendientes al mejoramiento continuo del servicio brindado. 13.11. Condiciones de facturación Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado con los documentos internos y minimizar los tiempos. En la factura se debe discriminar lote y fecha de vencimiento por producto, en los casos donde se envíe más de un lote por producto se deben identificar cada uno en la factura y en las cajas selladas. En la misma caja solo debe existir mercancía de un mismo lote y fecha de vencimiento y esta información debe coincidir con lo registrado en la factura de venta. La factura electrónica debe coincidir con las condiciones de la orden de compra. 13.12. Motivos de rechazo en recibo de mercancía Se informan los principales motivos de rechazo al recibo que se han evidenciado, con el fin de evaluar sus procesos internos y evitar que estos casos se presenten a futuro. Por problemas logísticos Por incumplir normas técnicas Por problemas con los lotes Por mala identificación de producto 49
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