cumplimiento de los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario se darán por no recibidas y por lo tanto no serán aceptadas, ni consideradas en el proceso de verificación de facturas. La factura física seguirá siendo exigida para el proceso de recepción de mercancías, sin embargo, se tiene habilitado el siguiente buzón único para la recepción de factura electrónica: factura.enIinea@coopidrogas.com.co Recordamos que para que la información entre las partes sea eficaz, es compromiso del Proveedor/Contratista realizar la actualización de su información a través del aplicativo que se tiene implementado en la página web de Coopidrogas , botón “Actualización de Datos” y en caso de presentarse inconvenientes enviar solicitud al correo impuestos@ coopidrogas.com.co 13.2. Condiciones Tecnológicas Con el apoyo de las empresas LOGYCA y CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS, la Cooperativa realiza la totalidad de sus procesos comerciales inicialmente con los documentos denominados PRICAT (transmisión del catálogo de productos): codificación de productos - adición (creación), ORDERS: orden de compra y DESADV: aviso de despacho (confirmación de la mercancía a entregar por parte del proveedor), se está en proceso de involucrar nuevos documentos que mejoran la actividad conjunta. Coopidrogas tiene un sistema de gestión vía web con sus asociados y proveedores denominado SIP (Sistema de Integración y Promoción), dentro de esta herramienta para los proveedores se tienen previstos varios módulos y definiciones así: 13.2.1. SIP Proveedor El SIP es un software desarrollado especialmente por Coopidrogas para el ingreso directo de los pedidos tomados en las droguerías afiliadas por parte de los proveedores codificados en la Cooperativa, el cual sirve como herramienta única para la promoción y venta de sus mercancías. SIP dinamiza eficientemente el proceso de envío de transferencias al sistema central de ventas de Coopidrogas mediante el acceso a un portal de grabación o el desarrollo de interfaces para uso de dispositivos móviles, informa de manera diaria los niveles de inventarios y precios en cada una de las bodegas a nivel nacional de acuerdo a la ubicación de la droguería que realice el pedido, emite reportes de las actividades realizadas por el personal del proveedor facilitando el análisis por vendedor, producto, droguería, ciudad, regional, fecha, etc. SIP permite consultar información actualizada diariamente y disponible las 24 horas del día, los 7 días a la semana, grabando directamente por el grupo de trabajo los pedidos en un portal de internet, evitando desplazamientos a nuestras sedes y diferencias en la digitación, permitiendo mayor tiempo de atención a las droguerías, facilitando la venta telefónica, mejorando de paso el nivel de ventas y el pronto despacho de sus productos a los negocios. El proveedor puede acceder a los inventarios en cualquier momento, grabar transferencias normales y de actividades (ferias), acceder a la base vigente de droguerías afiliadas a la Cooperativa y las que se encuentran en estado de pre-asociadas, hacer seguimiento a pedidos realizados, visualizar precios y ofertas, ver los estadísticos del estado de los planes por droguería mediante BO, Actualizar información de contactos (ingresar y eliminar). El ingreso a la aplicación se hará por medio del usuario y clave del SIP Proveedores – Coordinador, quien podrá asignar claves para los usuarios que considere pertinentes. Por ningún motivo la información que genere el programa SIP podrá ser consultada o entregada por el proveedor o sus usuarios a personas ajenas o interesadas en competir con Coopidrogas, y si ello sucede Coopidrogas procederá de inmediato a la descodificación temporal o definitiva del proveedor y exigirle a éste una indemnización por los perjuicios causados por revelar los secretos técnicos y comerciales de la Cooperativa, que desde ya se establecen en un valor equivalente a cincuenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (50 SMMLV) para lo cual el presente documento debidamente firmado por el proveedor presta merito ejecutivo. El proveedor deberá firmar el documento de: “CONDICIONES PARA LA UTILIZACIÓN Y ACCESO AL SISTEMA DE INTEGRACIÓN Y PROMOCIÓN: SIP PROVEEDOR”, en señal de notificación y aceptación. 13.2.2. Módulo de autoadministración de contactos de proveedores El proveedor codificado debe mantener actualizados los datos de los contactos de su compañía para el envío de la información relacionada con actividades comerciales, inventarios y rotación, depuración de inventarios, liquidaciones de planes, inscripción en actividades por compras, mercadeo y ventas y toda la información general emanada del área comercial. El proveedor debe ingresar por la siguiente ruta en el SIP PROVEEDORES: Coordinador / Usuario / Clave / Actualización de datos / Contactos Disponibles / Sin asignar - y actualizar los datos por cargo. Como mínimo los contactos que deben mantenerse diligenciados deben corresponder a los cargos que están solicitados con sus mails vigentes, En el departamento de compras se hará revisión permanente con los ejecutivos asignados de esta información como requisito para la 37
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