Manual Plan Actividades mar

contenido y en caso de presentar inconsistencias el sistema rechaza el archivo y el proveedor lo identificará al momento de solicitar la cita. Se verifica lo siguiente: a) Orden de compra: Número de documento dado por COOPIDROGAS. b) Buzones de localización: Dato que identifica la compañía y sede donde debe entregar la mercancía. c) Códigos de barras (EAN13): Los códigos de barras deben estar previamente registrados en el portafolio de CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS SAS y COOPIDROGAS. d) Lotes y fechas devencimiento: Los productos en los que aplica, deben informar en el aviso de despacho el lote y fecha de vencimiento y esta información debe corresponder al envío físico que posteriormente se haga. e) Cantidades: Las cantidades deben corresponder a las unidades de compra de COOPIDROGAS y hasta máximo la cantidad requerida en la orden. El sistema lleva control de las cantidades recibidas parcialmente. Cuando el aviso de despacho presenta inconsistencias el sistema de COOPIDROGAS no permite procesar el mensaje y por lo tanto debe ajustar en su totalidad el aviso; no se hace procesamiento de archivos parciales. 13.5.1. Aviso de despacho automático COOPIDROGAS realiza la recepción de mercancías basado en el aviso de despacho que se conoce como DESADV, el cual es procesado por CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS SAS que realiza una primera validación de la estructura técnica e inicialmente puede ser rechazado o avalado por este. Los proveedores identificados en el sistema con aviso de despacho automático no podrán utilizar el servicio de aviso de despacho manual. 13.5.2. Aviso de despacho manual Para los proveedores que no tienen contrato con el operador de información, se tiene una funcionalidad en el SIP LOGÍSTICA para el cargue del aviso de despacho de forma manual ingresando a la URL: http:/ avisodespacho.coopidrogas.com.co/division/default/login y registrándose con usuario y contraseña, identifique la pestaña “Carga de Aviso Manual” en el menú superior, tenga en cuenta las instrucciones dadas para la creación del archivo de cargue: El archivo debe estar en formato XLS o XLSX y debe contener la siguiente estructura: ï Centro, NIT, orden de compra, EAN, nombre material, Lote, Fecha Vencimiento, Cantidad. ï Los campos lote y fecha de vencimiento son obligatorios para los productos que lo manejen. ï El archivo que se va a cargar no debe contener títulos. ï Debe subir un archivo por centro. ï Debe discriminar las cantidades por cada lote a entregar. Si la informacióndigitadaenel archivodecarguepresenta inconsistencias tanto en su estructura como en el contenido, el sistema le indicará los errores que presenta y será necesario cargar un archivo nuevo con las inconsistencias corregidas. El proveedor debe estar habilitado para utilizar la opción de cargue aviso de despacho manual. El usuario debe estar habilitado para el centro del aviso de despacho que desee crear. El avisodedespacho enviadoaCOOPIDROGAS está sujetoavalidaciones internas sobre la información enviada. 13.6. Condiciones para la solicitud de citas Para la asignación de la cita cada factura debe tener su respectivo aviso de despacho, en caso de venir más de una factura en el despacho se debe generar un aviso por cada factura. Solo se asignan citas a las facturas reportadas y no se recibirán mercancías de otras facturas. Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo demercancías, con el cual deben comunicarse mediante correo electrónico cada vez que vaya a hacerse una entrega. También hay un director que tiene asignado un correo electrónico, al cual pueden remitirse en caso de necesitar manejo específico de sus pedidos. Los contactos son los siguientes: 43

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