ya sea por temporadas o en forma permanente. Los pedidos deben ser ingresados hasta el último día de vigencia del plan y la entrega está condicionada al cupo disponible del asociado, que la droguería no tenga ningún tipo de bloqueo y a la fecha y horarios establecidos para los despachos de acuerdo con los cortes de ruta. Esta actividad es divulgada a través de mensaje de texto en SIP Asociados y los transferencistas de los proveedores. El proveedor recibirá un informe de las ventas por droguería, por producto inscrito y facturado, en unidades y valores y nota crédito generada en el periodo de participación al cierre del mes, este servirá de soporte para el descuento por nota o factura que realizará la Cooperativa. La inscripción se puede realizar en los departamentos de Mercedo, Ventas de la sede principal o Gerencias Regionales con tres (3) días de antelación a la fecha definida para el inicio, diligenciando el formato correspondiente. 13.3.4. Manejo de información dada por proveedores a droguerías y terceros COOPIDROGAS tiene creados diversos mecanismos que facilitan la operación comercial de los proveedores con las droguerías asociadas mediante la organización de ferias comerciales, ruedas de negocios, participación de los proveedores en actividades educativas y de recreación, así como la gestión de pedidos de transferencias mediante la visita a los puntos de venta y su gestión por medio del aplicativo vía internet SIP, que permite darle a la relación la mayor transparencia y agilidad posible, así como el seguimiento a la gestión del personal del proveedor para un mejor resultado conjunto. La Cooperativa recibe con frecuencia información de parte de sus asociados donde manifiestan que el personal de los proveedores que los visitan (bien sea el directo o contratado a nivel de agencias temporales o terceros) les realizan comentarios de diverso tipo, que al evaluarlos resultan ser inexactos y poco apropiados sobre temas distintos a la relación comercial entre los proveedores y COOPIDROGAS, creando percepciones que en general se encuentran alejadas de la realidad, falta de conocimiento del estado de las operaciones conjuntas con un alto nivel de especulación y que generan desinformación, inexactitud y dejan la imagen de las compañías y de sus funcionarios en entredicho, obligando a COOPIDROGAS a estar realizando permanentes aclaraciones a los asociados sobre cada caso presentado, lo que implica un alto desgaste administrativo. COOPIDROGAS mediante su aplicativo SIP, le genera a los proveedores la información necesaria para realizar su actividad comercial, para lo cual existe actualización permanente y la opción de acceder al envío de sus pedidos en tiempo real, el personal de visita a las droguerías se debe limitar a realizar su operación con esta información bajo los lineamientos de confidencialidad que contractualmente tienen con la Cooperativa para que la facturación se realice acorde a las condiciones de los pedidos, cualquier otro tipo de comentarios diferentes a esta actividad comercial, se prestan para afectar la imagen de COOPIDROGAS y las relaciones con sus proveedores, advirtiendo que la Cooperativa podrá incluso tomar las acciones legales necesarias en caso que vea afectado su buen nombre y prestigio. Es obligación del proveedor informar de esta situación a su personal directo y contratado, y tomar las medidas de control a su personal, indicándoles que deben abstenerse de realizar comentarios diferentes a los relacionados con la venta de sus productos en las condiciones actualizadas del SIP. En caso de que existan inquietudes sobre la relación comercial de las partes que consideren necesario aclarar o denunciar, les agradecemos hacerlas llegar por escrito con plena identificación de su remitente a las instancias administrativas y/o directivas que tiene COOPIDROGAS en su sede principal. 13.3.5. Canales de comunicación de los proveedores a las Droguerías y Asociados Entre las actividades que la Cooperativa realiza con miras a que sus asociados se encuentren enterados de los cambios y diferentes novedades de los productos en el mercado, se encuentra el envío continuo de comunicaciones emitidas por los proveedores, donde manifiestan entre diversos temas, la información de productos que se encuentran agotados, los que dejaran de comercializarse de forma temporal o definitiva, así como cambios relacionados con registros, fabricación, presentaciones, etc. Los comunicados oficiales que los proveedores entregan de manera formal a la Cooperativa les son enviados regularmente a las droguerías y los asociados desde el correo corporativo info.comercial@coopidrogas. org, y se les ha informado que es desde allí desde donde pueden conocer la información veraz y acorde a la situación que el proveedor da a conocer a COOPIDROGAS. El personal de visita a punto de venta debe abstenerse de realizar comentarios que expongan información adicional y diferente a la información oficial que brinda la Cooperativa, cuyo manejo compete a personal de primer nivel que atiende a COOPIDROGAS en la sede principal, y que se recibe de manera formal. Las inquietudes que se tengan en los puntos sobre las condiciones de venta, competencia, suministro y disponibilidad de los productos, son canalizadas directamente por las droguerías y los asociados a través de los medios de comunicación que COOPIDROGAS tiene dispuestos como son: 37
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