13.2.2. Módulo de autoadministración de contactos de proveedores El proveedor codificado debe mantener actualizados los datos de los contactos de su compañía para el envío de la información relacionada con actividades comerciales, inventarios y rotación, depuración de inventarios, liquidaciones de planes, inscripción en actividades por compras, mercadeo y ventas y toda la información general emanada del área comercial. El proveedor debe ingresar por la siguiente ruta en el SIP PROVEEDORES: Coordinador / Usuario / Clave / Actualización de datos / Contactos Disponibles / Sin asignar - y actualizar los datos por cargo. Como mínimo los contactos que deben mantenerse diligenciados deben corresponder a los cargos que están solicitados con sus mails vigentes, En el departamento de compras se hará revisión permanente con los ejecutivos asignados de esta información como requisito para la entrega de las ordenes, Anualmente se emite un informe de desempeño / año por proveedor que es la base de los acuerdos de operación que soportan los costos de distribución. Con el acuerdo comercial, en contraprestación se envían los siguientes informes: • Mensuales: Costo proveedor (Venta por departamentos en valores) (*), Distribución (Venta por producto en unidades y número de droguerías potenciales y manejantes) (*), Depuraciones de calidad de inventarios con notas contables iniciales. • Semanales: Información de inventarios y depuraciones de calidad de inventarios, reporte de transferencias, reporte devoluciones pendientes por recoger e información base cálculo nivel de servicio de proveedores. • Periódicos: Soportes de cobro por participación en actividades de ventas Se otorga acceso permanente en tiempo real por SIP, los señalados con (*) se envían a partir de la fecha en que se formalizan los acuerdos de operación. El acuerdo de condiciones se actualiza anualmente con los directores de compras en el formato estándar de COOPIDROGAS y se definen las inversiones mínimas de acuerdo con el plan de actividades comerciales que la Cooperativa envía a los proveedores. 13.2.3. Sip Logística Este módulo permite tener la visibilidad de la información general de las órdenes de compra, el estado de los avisos de despacho (los detalles en caso de tener errores), la asignación de las citas de recibo y la entrega posterior, todo lo anterior con detalle de fecha y hora. Esto permite que haya claridad completa del proceso de cada pedido, hacer seguimiento de los operadores y tomar acciones de mejoramiento conjunto. 13.3. Condiciones de manejo transferencias 13.3.1. SIP Transferencistas vía web Dentro de los servicios de soporte que tienen los asociados, está la visita permanentemente a los puntos de venta del personal que colocan los proveedores en todo el país. Este grupo está en disposición de complementar la atención que realiza COOPIDROGAS mediante los agentes telefónicos y las aplicaciones en internet como el SIP Asociados; dentro de los objetivos de la vista de los transferencistas a los negocios de los asociados, esta informarlos acerca de las características y beneficios de los productos, orientarles sobre la utilización responsable de esto, asesorarlos en lamanera de exhibirlos, apoyarlos con material de soporte para facilitar el impulso frente al consumidor y en algunos casos otorgar beneficios adicionales para realizar los pedidos (transferencias) directamente. Es así, como la Cooperativa apoya esta labor y considera que toda transferencia que el asociado realice es una venta en firme, con vigencia de un mes contado a partir del cargue en el sistema por parte del proveedor. Las transferencias inmediatamente sean digitadas por el proveedor estarán en línea para asociados y vendedores en el SIP, para la integración a un pedido o despacho automático si cumplen con condiciones de valor, esta modalidad permite agregar productos, fraccionarlas para su facturación o rechazarlas cuando estas no se ajusten a las condiciones ofrecidas, en este caso el sistema de manera automática envía un correo al Coordinador, transferencista y a la Cooperativa para su verificación. Se entrega al administrador general del proveedor un usuario y una contraseña para que acceda al programa SIP, con ella puede crear su grupo de trabajo a nivel nacional con usuario y contraseña independientes, adicionalmente puede extraer los diferentes reportes ofrecidos por el programa. Los usuarios deberán ingresar los pedidos el mismo día de su elaboración y el manejo y conservación de los documentos físicos serán responsabilidad del proveedor por un período de 2 meses, que en caso de reclamaciones serán solicitados vía mail al administrador general del proveedor quien tendrá un plazo límite de dos (2) días hábiles para resolverlo e informar vía mail la solución a COOPIDROGAS o allegar el soporte físico del pedido o grabación de voz como prueba de la operación. 35
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