En caso de que existan novedades en los artículos que ameriten entrar en este control, por favor informarlas a su comprador y/o a la dirección nacional de ventas. 13.4.7. Condiciones de las órdenes de compra Para la generación de los pedidos, los proveedores están asignados a uno de los dos grupos de compras: populares y éticos. Los proveedores tienen definido un día de pedido de acuerdo con su rotación promedio mes: Pedidos semanales, dos (2) pedidos por semana y pedidos quincenales. Si hay necesidad se generan pedidos diferente al día identificado. Los pedidos de Marcas Propias son generados según negociación y pedidos a diario para facturación por Cross docking. Las órdenes de compra de Coopidrogas se gestionan a través del operador de información CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS SAS, utilizando el protocolo EDI. Adicionalmente al interior se podrá exigir la firma de la orden de compra física como prueba de aceptación de las condiciones entre las partes. En la columna “EMB” de las órdenes de compra se informa el número de unidades correspondiente al embalaje por producto. Con este número de unidades por caja será como se reciba la mercancía a nivel nacional. Las órdenes de compra de materiales con categoría obsequios (excepto los premios) se elaborarán en un documento independiente, el cual se envía por EDI. Los obsequios y pedidos de Pereira y Bucaramanga generan orden de compra independiente. Las negociaciones quedan registradas en la orden de compra y otros documentos como cartas y mails que deben ser aprobados formalmente por el Director de Compras que corresponda y que se reciben de los representantes del proveedor. El envío de la mercancía por parte del proveedor da por aceptadas las condiciones de las órdenes de compra. Las condiciones descritas en la orden de compra por pronto pago (días y porcentaje) son diferentes a las negociadas puntualmente en la Tesorería por adelanto de pagos, y estas dependerán del nivel de liquidez de la Cooperativa al momento de realizar el anticipo. Después de enviada la orden de compra por EDI no se podrán realizar modificaciones a este documento. Cualquier cambio implica la elaboración de una nueva orden. Al momento de recibir las órdenes de compra, el proveedor debe cuidar que las cantidades de la orden correspondan a sus múltiplos de las unidades del embalaje (en las que aplica). Los embalajes de los productos deben estar previamente codificados y no deben tener cambios durante el proceso, pues será la unidad base de recibo que tendrán los almacenes y al presentar diferencias, los Centros de Distribución (CEDIS) rechazarán el producto. El proveedor debe realizar revisión de los pedidos entregados y reportar al comprador sus apreciaciones y solicitudes de ajuste, para evitar agotados y/o cantidades excesivas que con el tiempo se verán en las depuraciones de inventario. En caso de que no haya llegado el pedido anterior se emite nuevo pedido y se anulan las ordenes pendientes, esto puede afectar el nivel de servicio. 13.5. Condiciones de los avisos de despacho Desde la fecha del envío de la orden de compra vía EDI, el proveedor tiene hasta 2 días hábiles (entre lunes y sábado de cada semana), para enviar el aviso de despacho y solicitar la cita de recibo. Los almacenes no podrán dar citas si no se envían los avisos de despacho o si se solicitan las citas por fuera de este tiempo. Cada aviso de despacho es único por factura (pueden corresponder varios a una misma orden de compra), en caso de entregar parciales se debe elaborar un aviso de despacho nuevo por cada nueva factura. Cuando las entregas son manejadas por operadores logísticos, deben enviar el aviso de despacho por cada proveedor y por cada factura de manera independiente. En el mensaje de aviso de despacho DESADV que llega al servidor de Coopidrogas por proceso automático o manual se verifica el contenido y en caso de presentar inconsistencias el sistema rechaza el archivo y el proveedor lo identificará al momento de solicitar la cita. Se verifica lo siguiente: a) Orden de compra: Número de documento dado por Coopidrogas. b) Buzones de localización: Dato que identifica la compañía y sede donde debe entregar la mercancía. c) Códigos de barras (EAN13): Los códigos de barras deben estar previamente registrados en el portafolio de Carvajal TecnologÍa y Servicios SAS y Coopidrogas. d) Lotes y fechas de vencimiento: Los productos en los que aplica, deben informar en el aviso de despacho el lote y fecha de vencimiento y esta 45
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