de cambio. Para el caso de olvido o pérdida de la contraseña de los usuarios, éstos se deberán comunicar con el administrador general del proveedor para el manejo del programa. El programa SIP tiene incluido en cada sección, el manual del administrador y del usuario, el cual podrá ser consultado para hacer uso correcto y preciso del aplicativo. Coopidrogas facturará de manera automática los pedidos que cumplan las condiciones internas como cupos disponibles, disponibilidades al momento real de la facturación, cumplimiento de los topes mínimos de despacho, días de despacho asignados, decisión final del asociado, etc. Coopidrogas emitirá mensualmente información final de los pedidos efectivos a los proveedores con los que se tengan negociaciones por cumplimiento (ver plan de actividades para su vinculación). El reporte de gestión de transferencias es enviado semanalmente a los proveedores que cuentan con convenio, a los correos registrados en la opción de actualización de datos activados en el SIP proveedores, esta información contiene los productos no facturados con sus cantidades. Para el caso de las transferencias pendientes por facturar, el reporte podrá ser generado desde el SIP proveedores en la opción pedidos realizados, y se identificará el estado de cada uno de los productos con los siguientes conceptos: Sin procesar (pendiente por bajar a pedido), rechazado (no se bajó a pedido), procesado (bajado a pedido), rechazado (rechazado por parte del asociado), vencido (inhabilitado por tiempo). 13.3.2. App SIP Transferencistas La Cooperativa coloca a disposición de los proveedores el aplicativo APP “SIP TRANSFERENCISTA” de manera gratuita, que permite el manejo de la información en línea de trasferencias, facilita la toma de pedidos desde el punto de venta y brinda agilidad en los procesos de transmisión de pedidos a las sedes regionales; como un apoyo a la operación comercial y de la Cooperativa para su procesamiento. Por esta aplicación se pueden visualizar: • Productos participantes en planes comerciales • Kits virtuales, prepacks. • Inventario de ofertas • Inventarió de portafolio • Eventos • Pedidos confirmados • Pedidos pendientes por sincronizar • Registro de transferencias tomadas • Horarios de corte • Notificaciones • Listado de asociados Para la vinculación y manejo de esta opción tecnológica, se requiere de dispositivos móviles de cualquier sistema Android y/o IOS, conexión a internet y mínimo memoria RAM de 3 gigas, accediendo por la Play store o App store. Para soporte en el manejo del aplicativo y vinculación al servicio pueden comunicarse al Departamento de ventas de la sede principal al teléfono: (601) 4375150, extensiones: 1278, 1273 y 1280. Con esta herramienta se permite no solo mejorar el control de su operación en los puntos de venta de los asociados, sino mayor celeridad en los procesos de venta y transmisión de pedidos con lo cual se mejora el nivel de servicio. 13.3.3 Descuentos por Transferencias Con el objetivo de hacer cada vez más efectivas las transferencias y de estimular la dinámica comercial en las droguerías de nuestros asociados, Coopidrogas tiene la opción de otorgar un descuento adicional a aquellas que son realizadas por este sistema a nivel nacional o regional, en producto, línea, división o portafolio. Cada proveedor debe presentar la propuesta del descuento otorgado, mayor o igual al siete por ciento (≥ 7%), por el tiempo que considere de acuerdo con sus planes de negocio. El programa puede manejarse ya sea por temporadas o en forma permanente. Los pedidos deben ser ingresados hasta el último día de vigencia del plan y la entrega está condicionada al cupo disponible del asociado, que la droguería no tenga ningún tipo de bloqueo y a la fecha y horarios establecidos para los despachos de acuerdo con los cortes de ruta. Esta actividad es divulgada a través de mensaje de texto en SIP Asociados y los transferencistas de los proveedores. El proveedor recibirá un informe de las ventas por droguería, por producto inscrito y facturado, en unidades y valores y nota crédito generada en el periodo de participación al cierre del mes, este servirá de soporte para el descuento por nota o factura que realizará la Cooperativa. La inscripción se puede realizar en los departamentos de Mercedo, Ventas de la sede principal o Gerencias Regionales con tres (3) días de antelación a la fecha definida para el inicio, diligenciando el formato correspondiente. 39
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