1 POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO DE ÉTICA Y CONDUCTA PARA PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS – COOPIDROGAS
2 Tabla de contenido Ámbito de aplicación Aspectos generales Cero (0) tolerancia a la corrupción Confidencialidad y transparencia Comité de Ética Línea de Transparencia Conflictos de interés Regalos, atenciones y hospitalidad Política de donaciones y contribuciones Pagos de facilitación Condiciones laborales Compromisos de los asociados, preasociados y empleados de Coopidrogas Seguridad de la información y protección de datos Responsabilidad medio ambiental Sanciones por incumplimiento a las normas de la prevención del fraude y corrupción 3 3 4 4 4 4 5 6 7 8 8 8 9 10 10
3 Ámbito de aplicación La presente política es de aplicación general para todos los proveedores y/o contratistas de Coopidrogas, así como para los miembros del Consejo de Administración, órganos de control, trabajadores, asociados, preasociados de la Cooperativa, quienes deben observar y acatar estrictamente sus disposiciones. Basado en las buenas prácticas establecidas por la Superintendencia de Sociedades y la NTC - ISO 37001 de 2017 que orienta los criterios de un Sistema de Gestión de Antisoborno, Coopidrogas ha definido criterios, lineamientos, principios y valores de actuación que orientan la gestión eficiente para gestionar los riesgos de Fraude y Corrupción, por lo tanto, estas directrices permiten gestionar los eventos que afecten la reputación de la Cooperativa y minimizan la probabilidad de ocurrencia de materialización e impacto de dichos actos. Así mismo, la Cooperativa, aplica el principio de cero (0) tolerancia hacia las situaciones fraudulentas y/o corruptas que se materialicen en el desarrollo de las funciones de los trabajadores a nivel nacional. Aspectos generales Coopidrogas impulsará mecanismos para generar una cultura organizacional en torno a la legalidad, enfocada en la prevención y materialización de riesgos de fraude y/o corrupción. Es deber de la alta gerencia, los órganos de control, el área responsable de administrar los riesgos, así como de todos los trabajadores, cumplir con políticas y demás disposiciones relacionadas con los riesgos de fraude y corrupción. Según el Código de Buen Gobierno, Coopidrogas define prohibiciones o restricciones para aquellos proveedores y/o contratistas (personales naturales o personas jurídicas) donde sus representantes legales, socios o accionistas, sean trabajadores (directos, temporales, pasantes o practicantes) de la Cooperativa o sus cónyuges, compañeros permanentes Y parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil; toda vez que, a futuro, podría conllevar a una conducta no ética por las actividades o funciones que inherentemente lleven a la toma de decisiones, materializándose en prácticas fraudulentas, entre otras. Una vez al año, el área encargada de gestionar los riesgos debe coordinar y gestionar la capacitación del sistema, con el fin de fortalecer el conocimiento en materia de fraude y corrupción; así mismo, será dirigida a todos los trabajadores directos, temporales, contratistas, practicantes, pasantes, proveedores y/o contratistas con los que tenga relación la Cooperativa. Los proveedores y/o contratistas de Coopidrogas deben mantener en alto el prestigio social, cooperativo y comercial de la entidad, así como acatar las disposiciones legales y las emanadas de las autoridades competentes sobre libertad de precios y la adquisición de productos de reconocido prestigio, con el fin de prevenir la comercialización de productos falsificados, de contrabando o hurtados. POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO DE ÉTICA Y CONDUCTA PARA PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS
4 Cero (0) tolerancia a la corrupción Coopidrogas rechaza cualquier actuación que pueda considerarse como un acto de corrupción pública o privada como soborno, administración desleal o colusión. Confidencialidad y transparencia La Cooperativa cuenta con los principios de confidencialidad y transparencia en el proceso de recepción de denuncias y consultas relacionadas con actos de fraude y corrupción, que se reciben a través de los canales de la Línea de Transparencia. De igual manera, por estos canales se aceptan solicitudes, sugerencias o reclamos que puedan presentar los terceros de la Cooperativa, sin que se aplique la toma de medidas disciplinarias o represalias por suministrar esa información. Comité de Ética El Comité de Ética es el órgano que garantiza el funcionamiento efectivo del sistema de cumplimiento supervisando la aplicación y ejecución de las disposiciones de la presente política en el entorno donde actúa Coopidrogas. Este comité apoya las actividades internas de la administración, estableciendo directrices y lineamientos con un enfoque a la prevención de la ocurrencia de eventos de riesgos y aportando con recomendaciones en las acciones de mejora para la gestión integral de los mismos, basado en las directrices internas que determine la Cooperativa para prevenir actividades corruptas o fraudulentas. El Comité de Ética conoce de las denuncias canalizadas a través de la Línea de Transparencia, las cuales son tratadas bajo carácter confidencial y reservado. Línea de Transparencia Cuando un proveedor y/o contratista, identifique que se están presentado situaciones corruptas y/o fraudulentas relacionadas con la Cooperativa, debe realizar la denuncia por medio de los canales de denuncia de la Línea de Transparencia. La línea es administrada por un tercero especializado que garantiza la imparcialidad, independencia, objetividad y si el denunciante lo prefiere, su total anonimato, en la recepción de las denuncias que serán conocidas y gestionadas por el Comité de Ética. La Línea de Transparencia está disponible para que los grupos de interés presenten denuncias sobre conductas antiéticas o ilegales que conozcan en sus relaciones con los grupos de interés de Coopidrogas. El denunciante podrá hacer el seguimiento en los mismos canales de denuncia ante los que la presentó. Coopidrogas garantiza que a los proveedores y/o contratistas que reporten cualquier incumplimiento se le respetará la presunción de buena fe. En consecuencia, por su actuación no podrá ser sujeto de represalias, amenazas, medidas discriminatorias o sanciones de ningún tipo. Los canales, en los cuales se puede reportar lo mencionado anteriormente, son: 1. Línea gratuita 01 8000 188 899 (7:00 a.m. a 6:00 p.m. - alcance a nivel nacional) 2. Correo electrónico: lineadetransparencia.coopidrogas@ratsel.com.co. 3. Página web: www.coopidrogas.com.co (pestaña Línea de Transparencia). 4. WhatsApp: +57 312 526 6042
5 Conflictos de interés Situación en la que los intereses personales, directos o indirectos de quien toma, incide, asesora, ejecuta o controla una decisión, se encuentren en oposición con los intereses de Coopidrogas o interfieren con los deberes que le competen con la Cooperativa. Si un interés personal, por relación de familia, parientes, cónyuge, amigo cercano, interés económico o profesional, llegase a interferir con la objetividad que se requiere en la relación contractual o puede dar la apariencia de tenerlo, se configura un conflicto de interés que debe ser revelado ante la Cooperativa, quien tiene la obligación de presentarlo ante el Comité de Ética con el fin de determinar las condiciones de su gestión. El conflicto de interés podrá ser catalogado de tres maneras: real, potencial o aparente. Habrá conflicto de intereses, cuando: a. Los miembros del Consejo de Administración, altos funcionarios directivos, trabajadores o personas vinculadas a ellos participen en cualquier acto o negocio en que sea parte Coopidrogas y el proveedor y/o contratista. b. Cuando exista un interés económico de un alto funcionario directivo, trabajador o colaborador o persona a él vinculada, en cualquier acto o negocio en que sea parte Coopidrogas con el proveedor y/o contratista. c. Cuando el criterio de un alto funcionario directivo, trabajador o colaborador y su independencia para la toma de decisiones pueda verse comprometidos por cualquier circunstancia, en detrimento de los intereses de la Cooperativa y a favor del proveedor y/o contratista. Sin perjuicio de lo indicado anteriormente, se establece la prohibición de contratación como proveedores y/o contratistas a: • Miembros del Consejo de Administración. • Gerente General. • Miembros del Comité Comercial. • Altos funcionarios y los colaboradores, sus cónyuges o compañero (a) permanente, parientes del dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil, las sociedades en las cuales estas personas sean socios, o aquellas empresas en las que se hayan desempeñado en cargos de dirección dentro del año inmediatamente anterior.
6 Regalos, atenciones y hospitalidad • Lineamientos frente a regalos y atenciones recibidas Los proveedores y/o contratistas por sus prácticas comerciales pueden entregar a los trabajadores de Coopidrogas, algunas amabilidades fácticas que no comprometan su relación contractual con los grupos de interés, es por esta razón que, en caso de presentarse la recepción de regalos, debe cumplir los siguientes requisitos: - Artículos relacionados con su actividad laboral (morrales, esferos, calendarios, llaveros, libretas, entre otros), debe ser de origen lícito. Estos deben llegar a las instalaciones de la Cooperativa, el valor del regalo debe ser razonable y debe tomarse en consideración el puesto y relación que se tenga con la persona de quien lo reciba, no deben ser recibidos si quien lo otorga, lo hace con la intención de influir en alguna decisión o negociación no deben ser recibidos con frecuencia. Queda estrictamente prohibido recibir dinero en efectivo o cualquier documento que consigne una cantidad de dinero, así como recibir cualquier tipo de regalo, atenciones especiales o cortesías provenientes de funcionarios del Gobierno. • Lineamientos frente a regalos y atenciones de Coopidrogas hacia sus proveedores y/o contratistas La Cooperativa otorgará a sus proveedores y/o contratistas, como práctica comercial algunas amabilidades fácticas que no comprometan su relación contractual con el proveedor y/o contratista, es por esta razón que, en el evento de remitir este tipo de regalos, se debe cumplir con los siguientes requisitos: - Artículos relacionados con su actividad laboral (morrales, esferos, calendarios, llaveros, libretas, entre otros), deben ser de origen lícito, al entregar los regalos, estos deben remitirse a las instalaciones del proveedor y/o contratista, el valor del regalo debe ser razonable y debe tomarse en consideración, al puesto y relación que se tenga con la persona a quien se remita, no se debe enviar este tipo de regalos, si quien lo remite lo hace con la intención de influir en alguna decisión o negociación no deben ser enviados con frecuencia. Queda estrictamente prohibido dar dinero en efectivo o cualquier documento que consigne una cantidad de dinero, así mismo, enviar cualquier tipo de regalo, atenciones especiales o cortesías a funcionarios del Gobierno.
7 En la recepción de las amabilidades fácticas mencionadas anteriormente, se promueve la cultura de reporte hacia la respectiva gerencia y/o área encargada de gestionar los riesgos de la Cooperativa, con el fin de determinar si existe algún tipo de posible conflicto de interés que afecte las relaciones entre el proveedor y/o contratista, el trabajador y Coopidrogas. Por lo anterior, se establecerán topes en el monto de este tipo de amabilidades por parte de la Cooperativa hacia sus proveedores y/o contratistas y viceversa. Está prohibido dar o recibir cualquier tipo de atención cuando la Cooperativa y el proveedor y/o contratista se encuentren en proceso de negociación para la compra de un bien o producto o la contratación de un servicio. Los regalos, atenciones u hospitalidades de una cuantía considerable que sean ofrecidos por los proveedores y/o contratistas hacia la Cooperativa y de Coopidrogas hacia los proveedores, que puedan comprometer la objetividad del vínculo contractual, será considerada una infracción a las normas y reglas del presente manual. Política de donaciones y contribuciones Coopidrogas, en su compromiso con la sociedad, establece su consentimiento expreso e inequívoco para llevar a cabo donaciones filantrópicas destinadas a proveedores y/o contratistas o programas legalmente constituidos en Colombia, con un propósito social, humanitario, educativo, recreativo, ambiental o científico, sin esperar un retorno o beneficio en la relación contractual con el proveedor y/o contratista. Por lo tanto, estas donaciones deben ser informadas y aprobadas a la gerencia general para que sean gestionadas y contabilizadas por la administración. Posteriormente, se debe informar estas novedades al Consejo de Administración de Coopidrogas y/o Comité de Riesgos. Todas las donaciones que realice la Cooperativa, bajo ningún criterio pueden ser destinadas para fines diferentes al que fue aceptado, tampoco pueden comprometer la autonomía y el pleno ejercicio del objeto social de la Cooperativa o destinarse a fines ilícitos o contrarios a ley aplicable. En tal sentido, las donaciones se llevarán a cabo bajo los lineamientos de la presente política. No se permite dar ningún tipo de donación a un funcionario público nacional o extranjero con el propósito de influenciar cualquier acto u omisión, con la finalidad corrupta de ayudar a Coopidrogas a obtener una ventaja inapropiada.
8 Pagos de facilitación Coopidrogas prohíbe que sus proveedores y/o contratistas realicen pagos directa o indirectamente a trabajadores de Coopidrogas, con el fin de, asegurar o acelerar su selección y vinculación a la Cooperativa. Por lo tanto, en caso de evidenciar un posible pago de facilitación, se deberá informar a través de los canales de la Línea de Transparencia y se aplicará las políticas de protección al denunciante y denunciado hasta que se finalice la respectiva investigación. Compromisos de los asociados, preasociados y empleados de Coopidrogas Condiciones laborales Los proveedores y/o contratistas de Coopidrogas se deben comprometer a proteger los derechos humanos fundamentales reconocidos por la ONU de sus trabajadores y velar por que estos no sean vulnerados. Además de asegurar un trato digno y respetuoso, lo cual comprende lo siguiente: • No emplear mano de obra infantil. • Rechazar cualquier manifestación de violencia, explotación o acoso sexual, físico, psicológico, moral, abuso de autoridad o maltrato. • No discriminar a sus trabajadores bajo ninguna razón, favoreciendo la igualdad de oportunidades entre los mismos. • Cumplir las normas laborales aplicables, entre las cuales está el cumplimiento de aquellas que se refieren a su jornada laboral, pago de salarios justos y prestaciones sociales dentro de los parámetros legales y el cumplimiento con las afiliaciones al sistema de seguridad social integral. • Los asociados garantizarán que su patrimonio y demás recursos invertidos en las droguerías, no provienen de fuentes ilegales. • Los proveedores en su práctica comercial, con el fin de fomentar las relaciones con los asociados, podrán recibir atenciones para dar trato preferencial con el fin de afianzar la relación comercial. • Los asociados se comprometen a dar curso a las solicitudes de proveedores y/o contratista cuando se tenga conocimiento o se sospeche razonablemente, que su propósito es evadir el cumplimiento de las disposiciones legales. • Los asociados no venderán en sus droguerías muestras gratuitas de medicamentos, productos de contrabando, medicamentos de uso institucional (medicamentos provenientes de Entidades Promotoras de Salud o Instituciones Prestadoras de Salud) o instituciones similares, con el fin de prevenir conflictos de interés. Igualmente, no venderán productos farmacéuticos sin licencia, con fecha de vencimiento expirada y/o modificada. • Lo empleados de Coopidrogas no podrán ofrecer y/o recibir dádivas y/o sobornos de ningún tipo, por parte de los asociados, proveedores, contratistas, ni terceros, con lo que tenga relación la Cooperativa. Así como, tampoco podrán filtrar información confidencial de la Cooperativa, para solicitar y/o recibir de dádivas.
9 • Coopidrogas está comprometido en que las condiciones comerciales que se aprueban en sus diferentes Comités están encaminadas a buscar el beneficio general para todos los asociados y no el beneficio particular de algunos pocos. • Ningún proveedor y/o contratista de Coopidrogas podrá contratar a un trabajador de la Cooperativa de manera permanente u ocasional, para prestar servicios profesionales, como, consultorías, brindar capacitaciones, entre otros servicios que pueda involucrar las habilidades, conocimientos técnicos, operativos y estratégicos de Coopidrogas. Seguridad de la información y protección de datos Coopidrogas garantiza el adecuado cumplimiento de la legislación vigente y las buenas prácticas, referente a la Seguridad de la información, seguridad informática y ciberseguridad, acogiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros con el fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, manteniendo la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. La integridad y veracidad de la información que se gestiona y se registra en Coopidrogas es esencial para la correcta toma de decisiones en el negocio y la trasparencia en las relaciones con asociados, proveedores, contratistas, entidades del gobierno y competidores. Por lo tanto, no se tolera cualquier registro o la alteración de soportes que realice un proveedor y/o contratista que no correspondan con la realidad o la alteración de los datos o información para distorsionar indebidamente resultados. El proveedor y/o contratista debe conocer y cumplir las políticas, los clausulados contractuales generales y específicos (según aplique) relacionados con la seguridad de la información de Coopidrogas, con el propósito de aplicar los criterios de la confidencialidad de la información a la cual tendrá acceso durante la vigencia de la relación contractual, la disponibilidad de la información basado en los acuerdos de niveles de servicio y la integridad de los datos que serán tratados durante la prestación del servicio. El proveedor y/o contratista debe cumplir con la Protección de Datos Personales establecida mediante la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, para el manejo de la información comercial que interfiere en la relación contractual. La Política de Tratamiento de Datos Personales de Coopidrogas podrá ser consultada a través del siguiente enlace https:/ www.coopidrogas.com.co/index.php/en/ley-de-proteccion-de-datos. Posición con respecto al contrabando, falsificación, lavado de activos y financiación del terrorismo Coopidrogas está comprometida con la prevención de actividades ilegales como el contrabando y la falsificación de productos farmacéuticos, el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Para ello, la Cooperativa identifica los factores y eventos de riesgos y los gestiona estableciendo los controles apropiados con el fin de evitar que los terceros con los que se relacionan utilicen recursos o bienes de origen ilícito en las transacciones que se establecen.
10 Responsabilidad medio ambiental Coopidrogas, como miembro responsable de la sociedad y consciente de la importancia de desarrollar su actividad económica en armonía con el medio ambiente, está comprometida estrictamente a cumplir la legislación y normatividad colombiana vigente en materia ambiental, prevenir la contaminación y promover el mejoramiento continuo de sus procesos en pro de controlar, minimizar y mitigar los impactos ambientales más significativos generados por el desarrollo de su actividad económica a nivel nacional. En concordancia a lo anterior la Cooperativa adelantara su gestión ambiental desde los siguientes conceptos: • INCORPORAR la dimensión ambiental en la toma de decisiones de la Cooperativa. • CAPACITAR continuamente a todos los colaboradores en temas relacionados con el cuidado del medio ambiente. • IDENTIFICAR Y CONTROLAR los impactos ambientales negativos y significativos en los procesos de la Cooperativa. • IMPULSAR al interior de la Cooperativa la cultura de protección del medio ambiente y uso racional de los recursos naturales. • ADQUIRIR tecnologías limpias y sostenibles para mejorar el desempeño ambiental de la Cooperativa. • PROMOVER a nuestros proveedores y/o contratistas las buenas prácticas ambientales. Adicionalmente, Coopidrogas hace parte de los programas de posconsumo de medicamentos para humanos y gestión de envases y empaques de productos diferentes a medicamentos para dar cumplimiento normativo ambiental y garantizar la adecuada gestión de los medicamentos y productos farmacéuticos puestos en el mercado nacional con el objetivo de prevenir la falsificación, proteger el medio ambiente y cuidar la salud de los colombianos. Sanciones por incumplimiento a las normas de la prevención del fraude y corrupción En el evento que un proveedor y/o contratista incumpla una de las disposiciones contenidas en el presente Política de Ética y Conducta, se le notificará al Consejo de Administración y al Comité de Ética con el fin de determinar el tipo de incumplimiento cometido. El incumplimiento a lo establecido en la presente política por parte del proveedor y/o contratista de la Cooperativa, acarreará sanciones administrativas, financieras y judiciales de acuerdo con los contratos y pólizas celebradas entre ambas partes, sin perjuicio, de las acciones legales a que puedan verse expuestos.
11 Las sanciones serán determinadas por el Comité de Ética según sea la gravedad de dicho incumplimiento después de realizar el debido proceso. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones legales que debe enfrentar el proveedor y/o contratista que infringe la ley aplicable. Según el código penal, el artículo 250-a. define la corrupción privada como “el que directamente o por interpuesta persona prometa, ofrezca o conceda a directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o fundación una dádiva o cualquier beneficio no justificado para que le favorezca a él o a un tercero, en perjuicio de aquella, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años y multa de diez (10) hasta de mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Con las mismas penas será castigado el directivo, administrador, empleado o asesor de una sociedad, asociación o fundación que, por sí o por persona interpuesta, reciba, solicite o acepte una dádiva o cualquier beneficio no justificado, en perjuicio de aquella. Cuando la conducta realizada produzca un perjuicio económico en detrimento de la sociedad, asociación o fundación, la pena será de seis (6) a diez (10) años.” Sanciones por incumplimiento a las normas del SARLAFT El incumplimiento de las normas establecidas en la presente política relacionadas con el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT, sin perjuicio de las sanciones legales aplicables, constituye falta grave para el infractor, la cual será sancionada con el procedimiento que garantice el debido proceso. Las sanciones legales de carácter administrativo las impone la Superintendencia de la Economía Solidaria y son las señaladas en los numerales 6 y 7 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, numerales 1 y 2 del artículo 2º del Decreto 186 de 2004, en concordancia con lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Las de carácter penal que impone la autoridad judicial competente, son las señaladas en el artículo 323 y siguientes del Código Penal.
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