POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Tabla de contenido 1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN 4 1.1. Alcance 4 1.2. Normatividad aplicable 4 2. DEFINICIONES 4 3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS 6 3.1. Principio de legalidad: 6 3.2. Principio de finalidad: 6 3.3. Principio de libertad: 6 3.4. Principio de veracidad o calidad: 6 3.5. Principio de transparencia: 6 3.6. Principio de acceso y circulación restringida: 6 3.7. Principio de seguridad: 7 3.8. Principio de confidencialidad: 7 4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES 7 5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL 7 6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 8 7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS 8 8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS 14 9. DERECHOS DE LOS TITULARES 14 9.1. Derecho de acceso o consulta 14 9.2. Derechos de quejas y reclamos 15 9.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento 15 9.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones 15 10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES 15 11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 16 11.1. Frente al Titular: 16 11.2. Frente al Encargado: 16 11.3. Frente a los principios y otras obligaciones: 16 12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO 16 13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS 17 14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 17 14.1. Derecho de acceso o consulta 17 14.2. Derechos de quejas y reclamos 18 14.3. Facultados para recibir información 19 14.4. Verificación de la facultad para solicitar o recibir información 19 15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA 19 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD 20
17. COOKIES O WEB BUGS 24 18. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y 32 RESPUESTA ANTE INCIDENTES 18.1. Procedimiento de notificación, gestión y 34 respuesta ante incidentes 19. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO 34 DE LOS DATOS 20. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES 35 21. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE 35 DATOS PERSONALES 22. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS 36 23. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS – RNBD 36 24. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES 37 25. GESTIÓN DE DOCUMENTOS 37 26. VIGENCIA 38
4 La Política de Tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, así como, el Decreto 1377 de 2013 con fundamento en los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). Adicionalmente, en cumplimiento del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. Esta Política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el Responsable del Tratamiento. El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. La presente política es aplicable a los procesos de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS que deban realizar el tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado. • Constitución Política de Colombia • Ley 1581 de 2012 • Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los Decretos: o Decreto 1377 de 2013 o Decreto 886 de 2014 • Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”. • Actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio. Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013). • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en públicos, semiprivados, privados y sensibles: • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. 1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN 2. DEFINICIONES 1.1. Alcance 1.2. Normatividad aplicable
5 Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutadas que no estén sometidas a reserva. • Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. • Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del Titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica. • Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. • LEPD: Ley Estatutaria de Protección de Datos • Oficial de Protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012. • RNBD: El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. • Responsable de administrar las bases de datos: Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del Tratamiento y el Oficial de Protección de datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Transferencia: Es cuando el responsable o encargado de datos personales envía información a otro responsable del tratamiento que está ubicado dentro o fuera del país. El nuevo receptor no actúa por cuenta del emisor, sino como un nuevo responsable con autonomía sobre los datos, quien deberá gestionar la autorización de tratamiento de datos personales ante el titular para las nuevas finalidades que establezca.
6 • Transmisión: Es la comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que un tercero realice un tratamiento por cuenta del responsable. Es decir, el responsable sigue teniendo el control, pero delega el tratamiento a un encargado para tener un beneficio por cuenta del responsable. El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes: El tratamiento de los datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al Titular, el Responsable del Tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo. • El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. • Los derechos que le asisten como Titular. • La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del Responsable del Tratamiento. 3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS 3.1. Principio de legalidad: 3.2. Principio de finalidad: 3.3. Principio de libertad: 3.4. Principio de veracidad o calidad: 3.5. Principio de transparencia: 3.6. Principio de acceso y circulación restringida:
7 La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del Tratamiento tiene la responsabilidad de implementar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del Tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en las Políticas Internas de Seguridad de la Información, de obligatorio cumplimiento para todo usuario y personal de la Cooperativa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del Responsable del Tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma. De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015. No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Datos de naturaleza pública. • Casos de urgencia médica o sanitaria. • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios: • Por escrito. • De forma oral. • Mediante canales automatizados. • Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. 3.7. Principio de seguridad: 3.8. Principio de confidencialidad: 4. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES 5. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
8 La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente: a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c) Los derechos que le asisten como Titular. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS. El Responsable del Tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, cuyos datos de contacto son los siguientes: • Dirección: Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 Costado Norte, antes del puente de Siberia (Cota, Cundinamarca) • Correo electrónico: datospersonales@coopidrogas.com.co • Teléfono: 4375150 La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir. A continuación, se relaciona las distintas bases de datos de responsabilidad de la Cooperativa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento. 6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS
9 BASE DE DATOS ASPIRANTES ASOCIADOS Y PRE ASOCIADOS Finalidades - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Finalidades varias - Procedimientos administrativos, publicación de imágenes personales como datos biométricos en medios impresos (carnets, revistas, etc.), medios audiovisuales y/o redes sociales institucionales. grabación de voz como medio de autenticación para procesos de firma electrónica y gestión de dispositivos móviles personal y/o corporativo (según aplique) como canal de generación y recepción del doble factor de autenticación. - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable - Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial BASE DE DATOS INVITADOS EVENTOS ESPECIALES Finalidades - Finalidades varias - Fidelización de clientes - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Finalidades varias - Publicaciones - Finalidades varias - Relaciones comerciales - Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Marketing - Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia BASE DE DATOS EVENTOS CLIENTES FINALES FARMACENTER Finalidades - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Finalidades varias - Publicaciones - Financiera - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable - Marketing - Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial
10 BASE DE DATOS CLIENTES FINALES FARMAEXPRESS Finalidades - Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios - Finalidades varias - Fidelización de clientes - Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales. - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación - Marketing - Publicidad y prospección comercial - Análisis de perfiles - Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión - Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial - Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados - Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia - Publicidad y prospección comercial - Venta a distancia - Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios BASE DE DATOS USUARIOS FINALES CAP Finalidades - Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios - Finalidades varias - Fidelización de clientes - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales. - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación - Marketing - Publicidad y prospección comercial - Análisis de perfiles - Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión - Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial - Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados - Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia - Publicidad y prospección comercial - Venta a distancia - Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios
11 BASE DE DATOS PROVEEDORES ACTIVOS E INACTIVOS Finalidades - Capacitación - Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Financiera - Gestión Técnica y Administrativa - Administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc. - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y contratistas - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión fiscal - Gestión contable, fiscal y administrativa - Históricos de relaciones comerciales - Gestión contable, fiscal y administrativa - Requerimiento por organismo de control - Datos no sensibles BASE DE DATOS ASOCIADOS ACTIVOS Finalidades - Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales - Gestión de organizaciones no gubernamentales - Capacitación - Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios, publicación de imágenes personales como datos biométricos en medios impresos (carnets, revistas, etc.), medios audiovisuales y/o redes sociales institucionales. grabación de voz como medio de autenticación para procesos de firma electrónica y gestión de dispositivos móviles personal y/o corporativo (según aplique) como canal de generación y recepción del doble factor de autenticación. - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Finalidades varias - Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones. - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Finalidades varias - Publicaciones - Finalidades varias - Transporte de mercancía a nivel nacional - Finalidades varias - Relaciones comerciales - Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos - Financiera - Formación - Gestión Técnica y Administrativa - Administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc. - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión fiscal - Gestión contable, fiscal y administrativa - Requerimiento por organismo de control - Datos no sensibles
12 - Marketing - Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión - Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados - Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia - Servicios económico-financieros y seguros - Prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito - Servicios económico-financieros y seguros - Seguros generales BASE DE DATOS VIDEO VIGILANCIA Finalidades - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Seguridad - Seguridad - Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios BASE DE DATOS EMPLEADOS VIGENTES Finalidades - Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales - Asistencia social - Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales - Gestión de actividades culturales, publicación de imágenes personales como datos biométricos en medios impresos (carnets, revistas, etc.), medios audiovisuales y/o redes sociales institucionales. grabación de voz como medio de autenticación para procesos de firma electrónica y gestión de dispositivos móviles personal y/o corporativo (según aplique) como canal de generación y recepción del doble factor de autenticación. - Capacitación - Finalidades varias - Procedimientos administrativos, geolocalización a través de GPS por medio de dispositivos móviles corporativos (según aplique) - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable - Gestión contable, fiscal y administrativa - Requerimiento por organismo de control - Datos no sensibles - Recursos humanos - Control de horario - Recursos humanos - Formación de personal - Recursos humanos - Gestión de nómina - Recursos humanos - Gestión de personal - Recursos humanos - Gestión de trabajo temporal - Recursos humanos - Prestaciones sociales - Recursos humanos - Prevención de riesgos laborales - Recursos humanos - Promoción y gestión de empleo - Recursos humanos - Promoción y selección de personal - Sanidad - Gestión y control sanitario - Sanidad - Investigación epidemiológica y actividades análogas - Seguridad - Seguridad - Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios - Servicios económico-financieros y seguros - Seguros generales - Trabajo y bienestar social - Declaración y pago de aportes de seguridad social - Trabajo y bienestar social - Relaciones laborales y condiciones de trabajo
13 BASE DE DATOS PRE ASOCIADOS ACTIVOS Finalidades - Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)/Recepción y gestión de requerimientos internos o externos sobre productos o servicios, publicación de imágenes personales como datos biométricos en medios impresos (carnets, revistas, etc.), medios audiovisuales y/o redes sociales institucionales. grabación de voz como medio de autenticación para procesos de firma electrónica y gestión de dispositivos móviles personal y/o corporativo (según aplique) como canal de generación y recepción del doble factor de autenticación. - Finalidades varias - Fines históricos, científicos o estadísticos - Finalidades varias - Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones. - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Finalidades varias - Publicaciones - Finalidades varias - Transporte de mercancía a nivel nacional - Finalidades varias - Relaciones comerciales - Registro de Asistencia a eventos o recepciones sociales y/o administrativos - Financiera - Formación - Gestión Técnica y Administrativa - Administración de Sistemas de Información, gestión de claves, administración de usuarios, etc. - Gestión Técnica y Administrativa - Desarrollo Operativo - Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable - Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión fiscal - Gestión contable, fiscal y administrativa - Requerimiento por organismo de control - Datos no sensibles - Marketing - Prestación de servicios - Servicios de comunicaciones - Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión - Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados - Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia BASE DE DATOS CONTROL DE INGRESO VISITANTES REGIONALES Finalidades - Finalidades varias - Procedimientos administrativos - Sanidad - Investigación epidemiológica y actividades análogas - Seguridad - Seguridad - Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios
14 Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación. Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley. c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas. • Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable. • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Por estipulación a favor de otro y para otro. • Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. 8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS 9. DERECHOS DE LOS TITULARES 9.1. Derecho de acceso o consulta
15 La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: • Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. • Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. • Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos. Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD. El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS de acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en el marco de los criterios señalados en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013), con observancia de los siguientes parámetros y requisitos: • Que el uso del dato responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. • Que en el uso del dato se asegure el respeto de sus derechos fundamentales del menor. Cumplidos los anteriores requisitos, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En calidad de Responsable y/o Encargado velará por el uso adecuado de los datos de niños, niñas y adolescentes aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias. Asimismo, identificará los datos sensibles recolectados o almacenados con el fin de incrementar la seguridad y tratamiento de la información. 9.2. Derechos de quejas y reclamos 9.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento 9.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones 10. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
16 La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. e) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. a) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. b) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. c) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. d) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. e) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. f) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. a) Observar los principios legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. b) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. c) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. d) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS en calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 11. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 11.1. Frente al Titular: 11.2. Frente al Encargado: 11.3. Frente a los principios y otras obligaciones: 12. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
17 e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley. f) Adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley. h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS ha designado un Oficial de protección de datos. Los Titulares de los datos podrán remitir sus peticiones o consultas a través de los siguientes canales: Correo electrónico: datospersonales@coopidrogas.com.co Dirección: Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 costado norte, antes del puente de Siberia (Cota – Cundinamarca) Teléfono: 4375150 14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 14.1. Derecho de acceso o consulta La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015): • Al menos una vez cada mes calendario. • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. El Titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS – COOPIDROGAS enviado, mediante correo electrónico a: datospersonales@coopidrogas.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 costado norte, antes del puente de Siberia (Cota – Cundinamarca). La solicitud deberá contener los siguientes datos:
18 • Nombre y apellidos del Titular. • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación. • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada: • Visualización en pantalla. • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. • Correo electrónico u otro medio electrónico. • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS. Una vez recibida la solicitud, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS – COOPIDROGAS resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 14.2. Derechos de quejas y reclamos El Titular de los datos puede ejercer los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS enviado, mediante correo electrónico a datospersonales@coopidrogas.com.co , indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Autopista Bogotá - Medellín Kilometro 4.7 costado norte, antes del puente de Siberia (Cota – Cundinamarca). La solicitud deberá contener los siguientes datos: • Nombre y apellidos del Titular. • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación. • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción. • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
19 Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. 14.3. Facultados para recibir información La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012: • A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. 14.4. Verificación de la facultad para solicitar o recibir información Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos: • Titular: Copia del documento de identidad. • Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular. • Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular. 15. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS – COOPIDROGAS informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los Titulares e instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se encuentra publicada la Política de tratamiento de la Información. De otra parte, conservará las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad establecida e inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos, salvo que el tratamiento consista solo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real. El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.
20 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD La COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por otra parte, la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los Encargados del Tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. A continuación, se exponen las medidas de seguridad implementadas por la COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS - COOPIDROGAS (Tablas I, II, III y IV). TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (pública, privada, confidencial, reservada) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas) Gestión de documentos y soportes 1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos, tales como el borrado seguro. 2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos, utilizando por ejemplo llaves, contraseñas de acceso o cifrado. 3. Autorización escrita del responsable de Administrar las bases de datos para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico. 4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información, de acuerdo con su criticidad. 5. Inventario de soportes. Control de acceso 1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones, a través del afinamiento de roles, perfiles y restricciones a nivel de red. 2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados por el propietario. 3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados tales como el cifrado. 4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTE2ODQ5Nw==